1. Introducción:

Descripción de la consultora y su alcance de servicios.

AV Group es una consultora que ha sabido posicionarse en el desarrollo de soluciones tecnológicas, analítica de datos y gestión de personas, con el objetivo de ayudar a los Clientes a alcanzar resultados sostenibles.

Sus oficinas en Barcelona y Madrid, así como su presencia en Latinoamérica, con sede central en Bogotá, la convierten en una firma global.

Nuestros consultores con una amplia experiencia, tienen como objetivo satisfacer las necesidades y demandas de las empresas. AV Group aporta especial énfasis en la calidad de servicio y la personalización de sus soluciones, caracterizadas por su innovación continua.

La solidez y el reconocimiento de AV Group se apoya también en los acuerdos específicos con firmas especializadas, reforzando la cobertura de sus servicios a sus Clientes.

Importancia del Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio.

Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio es fundamental para proteger a la empresa de riesgos y asegurar que pueda seguir funcionando de manera efectiva, incluso en las circunstancias más desafiantes, para poder asegurar la continuidad de los servicios que se están ejecutando en los clientes actuales de la consultora.

2. Equipo de Gestión de Crisis:

Designación de un equipo responsable de gestionar las crisis.

Antonio Barriendos (CEO) y Pernette Zadojko (COO).

Roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.

• • Responsable de liderar y coordinar todas las actividades del equipo durante la crisis.
• • Toma decisiones ejecutivas clave y comunica la dirección estratégica a todo el equipo.
• • Actúa como enlace principal con las partes interesadas internas y externas, incluidos los medios de comunicación (si fuera necesario) y los clientes.

Pernette Zadojko: Gerente de Operaciones de Crisis:

• • Coordina la implementación de las acciones operativas necesarias para responder a la crisis.
• • Supervisa el personal y los recursos asignados a las tareas operativas, como evacuaciones, atención médica de emergencia o restauración de sistemas, reasignación de profesionales y búsqueda de backups de profesionales expertos para asegurar la continuidad del servicio.
• • Mantiene actualizada la información sobre el estado de las operaciones y reporta al líder del equipo de gestión de crisis.

3. Identificación de los principales Riesgos que podrían afectar la operación de la consultora:

• • Riesgos de seguridad de la información y ciberseguridad: Las consultoras manejan grandes cantidades de información confidencial de los clientes, lo que las convierte en un objetivo atractivo para los ciberataques. La pérdida de datos o los ataques cibernéticos pueden tener consecuencias devastadoras para la consultora y sus clientes.
• • Riesgos operativos internos: Los problemas internos, como la falta de capacitación del personal, la rotación alta de empleados, los conflictos entre equipos, pueden afectar la eficiencia operativa y la calidad del servicio.

4. Evaluación de Impacto en caso de materializarse alguno de los riesgos antes mencionados:

Riesgos de seguridad de la información y ciberseguridad

• • Pérdida de datos confidenciales: Si se produce un ciberataque exitoso, la consultora podría enfrentar la pérdida o el robo de datos confidenciales de sus clientes, como información financiera, estratégica o personal. Esto podría tener repercusiones legales y regulatorias, así como dañar la confianza.
• • Daño a la reputación: La revelación pública de un incidente de seguridad de la información puede generar una pérdida de confianza por parte de los clientes actuales y potenciales. La consultora podría enfrentar una disminución en la demanda de sus servicios, así como la pérdida de contratos y oportunidades de negocio futuras. y la reputación de la consultora en el mercado.
• • Costos financieros: La mitigación de un incidente de ciberseguridad puede ser costosa. Los costos pueden incluir la investigación forense, la restauración de sistemas, el cumplimiento de requisitos regulatorios, las notificaciones a los clientes afectados, la compensación por daños y perjuicios, y los gastos legales. Estos costos pueden tener un impacto significativo en los resultados financieros de la consultora.
• • Riesgos operativos internos: Interrupción de operaciones: Dependiendo de la gravedad del incidente, la consultora podría experimentar una interrupción significativa en sus operaciones normales. Esto podría afectar la capacidad de la consultora para entregar servicios a los clientes de manera oportuna y efectiva, lo que a su vez podría resultar en la pérdida de ingresos y la insatisfacción del cliente.

5. Desarrollo de Estrategias de Mitigación:

Medidas de seguridad física y cibernética:

• • Implementación de firewalls y sistemas de detección de intrusiones: Utilizar firewalls y sistemas de detección de intrusiones para proteger la red de la consultora contra amenazas externas y monitorizar constantemente el tráfico de red en busca de actividad sospechosa.
• • Actualizaciones regulares de software y parches de seguridad: Mantener actualizados todos los sistemas y software utilizados por la consultora, aplicando parches de seguridad y actualizaciones de manera regular para corregir vulnerabilidades conocidas.
• • Autenticación multifactorial: Requerir autenticación multifactorial para acceder a sistemas y datos sensibles, lo que añade una capa adicional de seguridad al requerir múltiples formas de verificación de identidad.
• • Cifrado de datos: Utilizar cifrado para proteger la confidencialidad de los datos sensibles tanto en tránsito como en reposo, asegurando que incluso si los datos son interceptados, no puedan ser utilizados por terceros no autorizados.
• • Respaldos regulares y almacenamiento seguro de datos: Realizar copias de seguridad regulares de todos los datos críticos y almacenarlas de forma segura fuera del sitio para garantizar la disponibilidad de los datos en caso de pérdida, daño o eliminación accidental.

Planes de backup y redundancia:

• • Implementación de sistemas de respaldo automáticos: Configurar sistemas de respaldo automáticos que realicen copias de seguridad de los datos de manera regular y sin intervención humana, garantizando que los datos estén protegidos incluso en caso de que ocurra un incidente.
• • Diversificación de ubicaciones de almacenamiento de datos: Utilizar múltiples ubicaciones de almacenamiento para las copias de seguridad, incluyendo almacenamiento en la nube, servidores externos y dispositivos físicos, para garantizar la disponibilidad de los datos en caso de que una ubicación se vuelva inaccesible.
• • Pruebas regulares de recuperación de desastres: Realizar pruebas regulares de los planes de recuperación de desastres para garantizar que los datos se puedan restaurar de manera efectiva en caso de un incidente, identificando y corrigiendo posibles problemas antes de que ocurra un incidente real.

Medidas para garantizar la seguridad y salud de los empleados y posible gestión de backups de profesionales que estén brindando servicio a clientes:

• • Programas de formación en seguridad: Proporcionar a los empleados formación regular sobre seguridad cibernética y buenas prácticas de seguridad de la información, aumentando la conciencia y la capacidad de respuesta ante posibles amenazas.
• • Políticas de trabajo remoto seguras: Establecer políticas claras y procedimientos para el trabajo remoto, incluyendo el uso de conexiones VPN seguras, autenticación multifactorial y cifrado de datos para proteger la seguridad de la información fuera de las instalaciones de la empresa.
• • Programas de bienestar y salud ocupacional: Implementar programas de bienestar y salud ocupacional para promover la salud física y mental de los empleados, incluyendo acceso a servicios de asesoramiento y recursos para gestionar el estrés y el agotamiento.
• • Programa de backups de Profesionales: Gestionar un programa rápido de reemplazo de recursos profesionales es fundamental para minimizar el impacto de la rotación del personal y garantizar la continuidad de las operaciones en una consultora de servicios profesionales. Pasos de gestión que componen el programa:

  • 1. Desarrollo y actualización permanente de una base de datos de talento:
    Mantener una base de datos actualizada de candidatos potenciales que puedan ser contactados rápidamente en caso de necesidad, incluyendo información relevante sobre las habilidades, experiencia, disponibilidad y referencias de los candidatos para facilitar la selección y el reclutamiento rápido.
    
    

  • 2. Establecimiento de relaciones con agencias de reclutamiento que tengan experiencia en la contratación de profesionales en el campo específico de la consultora y que puedan proporcionar candidatos calificados de manera rápida.
    

  • 
    3. Proceso de contratación ágil en el proceso de contratación, reduciendo el número de rondas de entrevistas y acortando los plazos de toma de decisiones, con entrevistas telefónicas o videoconferencias para evaluar rápidamente a los candidatos y determinar su idoneidad para el puesto.
    
    

  • 
    4. Priorizar la capacitación y adaptación rápida, proporcionando un programa de capacitación acelerada y orientación a los nuevos empleados para que puedan integrarse rápidamente en sus roles y contribuir al equipo desde el primer día. Se asigna un mentor o supervisor para guiar y apoyar al nuevo empleado durante sus primeras semanas en la empresa. Monitoreo permanente a señales de insatisfacción o falta de ajuste cultural y toma medidas proactivas para abordar cualquier problema que pueda surgir.
    
    

6. Plan de Respuesta ante Crisis:

Pasos a ejecutar urgente antes perdida de información:

• 1. Identificar la fuente y naturaleza del problema:
  

  Determinar la causa raíz de la potencial pérdida de información, ya sea un fallo del sistema, un error humano, un ataque cibernético u otro factor.
  

• 2. Evaluar el alcance de la pérdida:

  Determinar qué datos están en riesgo y cuál es su importancia para las operaciones de la consultora y sus clientes.
  

  Evaluar el impacto potencial de la pérdida de datos en la continuidad del negocio y la reputación de la empresa.
  

• 3. Activar el equipo de respuesta a incidentes:

  Movilizar un equipo dedicado para abordar la situación de emergencia, incluyendo personal de TI, seguridad de la información, gestión de crisis y otros miembros clave del equipo de gestión.:
  

• 4. Implementar medidas de contención:

  4. Implementar medidas de contención:
  

• 5. Realizar copias de seguridad de emergencia:

  Priorizar la realización de copias de seguridad de los datos críticos que aún no se hayan visto afectados por la pérdida, utilizando cualquier medio disponible para preservar la información valiosa.
  

• 6. Recuperar datos disponibles:

  Utilizar herramientas de recuperación de datos para intentar recuperar información perdida o dañada de sistemas y dispositivos afectados.
  

• 7. Comunicar la situación a las partes interesadas:

  Informar a la dirección ejecutiva, los clientes, los socios comerciales y otras partes interesadas sobre la situación de emergencia y las medidas que se están tomando para abordarla.
  

Pasos a ejecutar urgente antes perdida de recursos humanos:

• 1. Evaluar el impacto en las operaciones:

  Determinar el impacto potencial de la pérdida de recursos humanos en los proyectos actuales, las entregas de servicios, y el cumplimiento de los compromisos contractuales con los clientes.
  

  Identificar las áreas críticas que podrían verse afectadas y priorizar las acciones en consecuencia.
  

• 2. Comunicar la situación a las partes relevantes:

  Informar a la alta dirección, los gerentes de equipo y otros empleados clave sobre la pérdida inminente de recursos humanos y su impacto en el negocio.
  

  Coordinar con el departamento de recursos humanos para asegurar una comunicación clara y coherente con los empleados afectados y las partes interesadas.
  

• 3. Planificar la redistribución de tareas y responsabilidades:

  
  Evaluar la carga de trabajo actual y redistribuir las responsabilidades entre el personal existente para cubrir las funciones y proyectos que quedan vacantes.
  
  

  
  Identificar habilidades y fortalezas de otros miembros del equipo que puedan ser aprovechadas para minimizar el impacto de la pérdida.
  
  

• 4. Priorizar el reclutamiento y contratación:

  
  Iniciar el proceso de reclutamiento y contratación de manera inmediata para cubrir las vacantes lo antes posible.

  
  

  Agilizar el proceso de selección y contratación, manteniendo un enfoque en la calidad del candidato y la idoneidad para el rol.
  

• :
• 5. Realizar transición de conocimientos:

  Facilitar una transición suave y eficiente del conocimiento y las responsabilidades del empleado saliente al personal restante.
  

  Organizar sesiones de transferencia de conocimientos y documentar procedimientos críticos y mejores prácticas para garantizar la continuidad de los proyectos y servicios.
  

  
  

7. Plan de Continuidad de Negocio:

Disparar un plan de continuidad del negocio en una consultora de servicios profesionales implica tomar medidas específicas para asegurar que la empresa pueda seguir operando de manera efectiva en caso de interrupciones o crisis. Pasos a ejecutar:

1. Conformar un equipo de gestión de crisis:

Designar un equipo responsable de liderar el plan de continuidad del negocio, incluyendo representantes de áreas clave como operaciones, recursos humanos, tecnología de la información, comunicaciones y gestión de proyectos.

2. Identificar los riesgos y amenazas:

Realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos y amenazas que podrían afectar la continuidad de las operaciones, como desastres naturales, fallos técnicos, ciberataques, enfermedades contagiosas, entre otros.

3. Evaluar el impacto en el negocio:

Determinar el impacto potencial de cada riesgo identificado en las operaciones de la consultora, incluyendo la interrupción de servicios, la pérdida de datos, el deterioro de la reputación y los costos financieros asociados.

4. Desarrollar estrategias de mitigación:

Diseñar estrategias específicas para mitigar los riesgos identificados, como implementar medidas de seguridad cibernética, establecer protocolos de seguridad física, implementar sistemas de respaldo de datos, entre otros.

5. Establecer planes de respuesta a emergencias:

Desarrollar planes de acción detallados para cada escenario de crisis identificado, incluyendo procedimientos específicos para mantener la continuidad de las operaciones, comunicarse con los empleados y las partes interesadas, y recuperarse de la crisis.

6. Implementar medidas de preparación:

Capacitar al personal en los procedimientos de emergencia y proporcionar recursos de emergencia como kits de primeros auxilios, suministros de alimentos y agua, y equipos de comunicación de respaldo.

7. Establecer sistemas de comunicación de emergencia:

Realizar simulacros regulares de crisis para asegurar que el personal esté preparado para responder efectivamente en caso de una emergencia real.

7. Establecer sistemas de comunicación de emergencia:

Configurar sistemas de comunicación de emergencia para mantener informados a los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas durante una crisis, utilizando canales como correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales, entre otros.

8. Monitorear y revisar regularmente:

Supervisar continuamente el entorno operativo para detectar nuevos riesgos y cambios en las condiciones que puedan afectar la continuidad del negocio.

Revisar y actualizar regularmente el plan de continuidad del negocio para garantizar su efectividad y relevancia a medida que evolucionan las necesidades y los riesgos del negocio.

9. Colaborar con socios y proveedores:

Establecer relaciones colaborativas con socios comerciales y proveedores para garantizar la continuidad de la cadena de suministro y minimizar el impacto de las interrupciones en sus operaciones en la consultora.10. Mantener registros y documentación:

Documentar todos los aspectos del plan de continuidad del negocio, incluyendo los riesgos identificados, las estrategias de mitigación, los planes de respuesta a emergencias y los resultados de los simulacros de crisis, para facilitar la revisión y la mejora continua.

8. Pruebas y Ejercicios de Simulacro:

Se realizaran pruebas y ejercicios de simulacro regularmente (idealmente cada 6 meses) para garantizar que el plan sea efectivo y que el equipo esté preparado para responder a una crisis real.

9. Actualización y Mantenimiento:

Se revisa y actualiza el plan regularmente para reflejar cambios en el entorno operativo de la consultora y en los riesgos identificados.

10. Formación y Concientización:

• Se ejecuta una formación regular a los empleados sobre los procedimientos de seguridad y los roles durante una crisis.
• Fomentar una cultura de preparación y respuesta ante emergencias.

11. Documentación y Almacenamiento:

Se documentan todos los aspectos del plan y almacenar la documentación en un lugar seguro y accesible para todo el equipo.

Política Elaborada por: Ricardo Correa el 6 de Octubre de 2023 y aprobada por Antonio Barriendos.