De Caóticas y Ordenadas…

Hace algunos años, José Infortunio ingresó a trabajar al área técnica de Caótica Seguros: su antecesor acababa de jubilarse. Se avecinaba la semana de cierre y nadie -ni siquiera su jefe- sabía muy bien en dónde el flamante jubilado guardaba sus archivos (¿habrían salvado el C:\ antes de formatear el rígido o al menos hecho un back-up de sus correos?). José no pudo encontrar instructivos ni manuales.

Como Caótica Seguros no tenía procesos documentados, el primer cierre de José fue un sufrimiento. Tuvo que revisar rutas y archivos hasta encontrar lo necesario para hacer sus cálculos; en ellos no quedaba muy claro qué información era insumo, en qué celdas había fórmulas y en dónde aparecían los resultados. La interacción con otras áreas también fue una odisea, pues sólo a fuerza de preguntar dio con las personas capaces de brindarle la información necesaria. La compañía no tenía establecido un cronograma de tareas y José pasó jornadas estresantes, preocupado por no saber bien cómo actuar y temiendo dar una pésima primera impresión.

Para esa misma época su colega Fortunata Ramírez (habían sido compañeros en la universidad) entró en Seguros La Ordenada; la compañía había buscado con tiempo el reemplazo para una empleada que se mudaría a otra ciudad. Fortunata llegó entusiasmada ese lunes y encontró un panorama poco prometedor: la persona a reemplazar (y que debía entrenarla en el cargo) enfrentaba una situación familiar de gravedad y su nuevo jefe había sido papá ese fin de semana. Supo después que durante más de dos semanas ninguno de ellos volvería a la oficina. Se avecinaba un cierre de mes y Fortunata tendría que arreglárselas sola.

A diferencia de Caótica, La Ordenada tenía manuales e instructivos de trabajo. Fue cuestión de acceder al disco compartido del área y siguiendo las indicaciones de esos documentos encontrar lo que necesitaba. Aún en medio de una contingencia, Fortunata logró ejecutar el cierre de manera exitosa porque en La Ordenada estaba claro quién debía brindarle información, en qué fechas, cuáles archivos usar, los pasos a seguir, los puntos de control y a quién, cuándo y cómo hacer llegar el resultado de su trabajo.

¿Cuánto de la memoria corporativa de una compañía se pierde cuando se va ese empleado que durante años ha ejecutado una tarea que el resto ignora?

En AV Group conocemos el valor de tener instructivos, controles y procesos bien documentados y podemos asesorarte. Lo sabemos por nuestra experiencia: al fin y al cabo, a todos nos tocó alguna vez trabajar en Caóticas y Ordenadas (¿o acaso creyeron que estas historias han sido pura imaginación?).